Büro Yönetimi Alan Tanıtımı
Büro Yönetimi Alanı
TANIM İşletmede belirlenen amaç ve hedefleri gerçekleştirmek için yönetici tarafından planlanmış, koordine edilmiş kaynakların (insan, bilgi, parasal ve maddi v.b) uygun olarak yönetilmesinde yöneticiye yardımcı olan kişidir.
GÖREVLER Büronun en verimli şekilde çalışmasını sağlamak üzere, - Ofis yönetimi işlemlerini yürütür,- Gelen giden evrak ile dosyalama işlemlerini yürütür,- Telefon
hazırlar,- Toplantı organizasyonu yapar,- Seyahat organizasyonu yapar,- Büroya ait araç-gereçlerin bakımı, onarımını yaptırır ve en verimli şekilde kullanılmasını sağlar.
görüşmelerinin yapılması, gelen yazı ve resimlerin yöneticiye ulaştırılması, randevuların ayarlanması, misafirlerin karşılanması işlerini yapar,- Yönetici için gerekli dokümanları
KULLANILAN ALET VE MALZEMELER - Bilgisayar, fax, telefon, fotokopi, hesap makinası, daktilo.- Örgüt amacını ve hedeflerini kapsayan kanun, tüzük, yönetmelik ve emirler.- Çeşitli demirbaşlar (masa, sandalye, dolap vb)- Kırtasiye malzemeleri (kağıt, kalem, büro malzemeleri)
MESLEĞİN GEREKTİRDİĞİ ÖZELLİKLER Büro yönetimi meslek elemanı olmak isteyenlerin;- Sözel yeteneği güçlü (düzgün ve akıcı bir dille konuşabilen), - Görsel ve işitsel belleği kuvvetli, - Kendine güvenen, güvenilir,- İnsanları tanıyan ve etkileyebilen, sır saklayabilen,- Sorumluluk sahibi,- Güleryüzlü ve temsil yeteneğine sahip kimseler olmaları gerekir.
ÇALIŞMA ORTAMI VE KOŞULLARI Büro yönetimi meslek elemanı büroda görev yapar. Çalışma saatleri genellikle düzenlidir. Ancak çalıştığı işyerine bağlı olarak akşamları geç saatlere veya hafta sonları çalışma yapabilirler. Çalışma ortamı bilgi, belge ve insan ilişkileriyle ilgilidir. Çalışırken yöneticilerle, ziyaretçiler ve diğer çalışanlarla iletişimde bulunurlar.
ÇALIŞMA ALANLARI VE İŞ BULMA OLANAKLARI - Büro yönetimi bölümü mezunu olanların iş alanı oldukça geniş olup, kamu-özel sektöre ait pekçok kurum ve kuruluşda, üniversitelerde, vakıflarda, derneklerde çalışabilmektedirler. İşletmelerin çağdaş işletmecilik anlayışı ile yönetilmesi ihtiyacının giderek daha fazla hissedilmesi, bu alanda eğitilmiş insan gücüne duyulan gereksinimi artırmaktadır.
MESLEK EĞİTİMİNİN VERİLDİĞİ YERLER Mesleğin eğitimi çeşitli üniversitelere bağlı meslek yüksekokullarının "Büro Yönetimi " bölümünde verilmektedir.
ALANIN MEVCUT DURUMU VE GELECEĞİ Çağımızda bilgisayarın ve bilgi teknolojilerinin gelişmesi büro otomasyonunu da beraberinde getirmektedir. Büro otomasyonu; büro hizmetlerinde, elektronik makineler ve bilgisayarlarla işlerin yapılması ve yine sonuçlarının bilgi sayarlarla denetlenmesi olarak tanımlanmaktadır Büro otomasyon araçları başta bilgisayar olmak üzere telefon, faks, teleks gibi iletişim araçlarıyla birlikte daktilo, fotokopi gibi mekanik araçlar da büro işlerinde yardımcı araçlardır. Teknolojiyle birlikte arşivleme, dosyalama ya da evrak kayıt gibi işler de bilgisayarlarla yapılıyor. Bu durum bürolardaki evrak trafiğini hafifletiyor. Günümüzde bürolarda özellikle bilgi işleyici ve bilgi sağlayıcı durumundaki sekreterlerin bu ve diğer sekreterlik hizmetlerini yerine getirmede en büyük yardımcısı büro makineleridir. Büro otomasyon sisteminin kullanılması sekreterin ve büro çalışanlarının işlerini düzenli ve zamanında yapmasını sağlamaktadır. Ancak bu teknolojiyi kullanmak için mutlaka sekreterlik eğitimi almış sekreterlere ihtiyaç duyulmaktadır. Büro Yönetimi Türkiye'de ve dünyada, önemi giderek artan bir alanıdır. Günümüz iş ortamında, birçok alanda bilgi ve beceriye sahip elemanlar aranmaktadır. Büro Yönetimi eğitimi, hem örgütlerin istedikleri bilgi ve beceriye sahip nitelikli meslek elemanı yetiştirmekte, hem de profesyonel sekreterlik ve yönetici asistanlığı mesleğinin klasik sekreterlik kavramının dışında yeni boyutlar kazanarak gelişmesinde önemli rol oynamaktadır. Bu durum sekreterlik hizmetlerini sunacak sekreterin mesleki eğitimini ön plana çıkarmıştır. Sekreterlik, günümüzde hızla yükselen ve önemli bir konuma gelen mesleklerden biridir. Sekreterlik mesleği, yönetici asistanlığı kavramıyla özdeşleşmektedir. Sekreterlik uğraşısı meslek olma kriterlerinin hepsini taşımakta ve artık alt uzmanlık alanlarını da oluşturacak şekilde gelişmektedir.
ALANIN ALTINDA YER ALAN DALLAR
Büro Yönetimi alanı altında şu dallar bulunmaktadır:
1.Yönetici Sekreterliği Dalı
2.Ticaret Sekreterliği Dalı
3.Hukuk Sekreterliği Dalı
4.Tıp Sekreterliği Dalı
1.Yönetici Sekreterliği Dalı
Tanımı
Yönetici sekreteri; yönetim bürolarını idare eden, yöneticinin iletişim enformasyonunu ve zamanını organize ederek daha verimli çalışmasını sağlayan, büro makinelerini kullanarak büro yönetimini uygulayan, belge ve sunum hazırlayan, dosyalama işlemlerini yürüten, toplantı ve seyahat organizasyonları yapan, protokol bilgisine sahip ve temsil yeteneği olan, yönetici adına görüşmeler, yazışmalar yapabilme ve bağımsız karar alma inisiyatifine sahip nitelikli kişilerdir.
Görevleri
İş yerinde iletişimi sağlamak,
İş programı ve hazırlıklarını yapmak,
Bilgisayarda ofis programlarını kullanmak,
Bilgisayarda resmî ve resmî olmayan yazıları hızlı ve doğru şekilde yazmak,
Çalışma ortamının organizasyonunun yapılmasını sağlamak,
Dosyalama ve arşivleme yapmak,
Etkili ve akıcı sunum yapmak,
Kuruma uygun iş mektubu içeriği oluşturmak,
Meslekî gelişmeleri takip etmek,
Tasarım programları kullanmak,
Ticarî hesaplamalar yapmak,
İş hayatındaki ekonomik gelişmeleri ve faaliyet alanlarını takip etmek,
Ürün ve hizmet tanıtımı yapmak,
Kişiler arası etkili ve sağlıklı iletişim kurmak,
Grup ve örgüt iletişimi kurmaktır.
2.Ticaret Sekreterliği Dalı
Tanımı
Ticaret sekreteri; ticaret ile uğraşan işletmelerin faaliyetleri sırasında büro makinelerini kullanarak büro yönetimini uygulama, büro içi ve dışı iletişimi sağlama, yöneticinin günlük işlerini organize etme, belge hazırlama, dosyalama, bildirimlerle ödemeleri izleme ve işlemlerini yürütme, toplantı ve seyahat organize etme bilgi ve becerisine sahip nitelikli kişidir.
Görevleri
İş yerinde iletişimi sağlamak,
İş programı ve hazırlıklarını yapmak,
Bilgisayarda ofis programlarını kullanmak,
Bilgisayarda resmî ve resmî olmayan yazıları hızlı ve doğru şekilde yazmak,
Çalışma ortamının organizasyonunun yapılmasını sağlamak,
Dosyalama ve arşivleme yapmak,
Etkili ve akıcı sunum yapmak,
Kuruma uygun iş mektubu içeriği oluşturmak,
Örgüt ve iş yapısına uygun ticarî işlemleri yapmak,
Bilgisayarda muhasebe işlemlerini yapmak,
Meslekî gelişmeleri takip etmek,
Ticarî hesaplamalar yapmak,
İş hayatındaki ekonomik gelişmeleri ve faaliyet alanlarını takip etmek,
Ürün ve hizmet tanıtımı yapmak,
Kişiler arasında etkili ve sağlıklı iletişim kurmak,
Grup ve örgüt iletişimi kurmaktır.
3.Hukuk Sekreterliği Dalı
Tanımı
Hukuk sekreteri; yargı organlarında çalışan yönetici, yargılayıcı ve savunucu kişilerin günlük işlerini organize etme, belge hazırlama, büro içi ve dışı haberleşmeyi sağlama, yazışma, dosyalama ve arşivleme hizmetlerini kendine özgü olan hukukî kavramlar, deyim ve terimlerle yapabilen, toplantı ve seyahat organize etme bilgi ve becerisine sahip nitelikli kişidir.
Görevleri
İş programı ve hazırlıklarını yapmak,
Bilgisayarda ofis programlarını kullanmak,
Bilgisayarda hızlı yazı ve resmî yazı yazmak,
Çalışma ortamının organizasyonunun yapılmasını sağlamak,
Dosyalama ve arşivleme yapmak,
Etkili ve akıcı sunum yapmak,
Kuruma uygun iş mektubu içeriği oluşturmak,
Hukuk dosyalama sistemini ve dava hizmetlerini izlemek,
Meslekî gelişmeleri takip etmek,
İş hayatındaki ekonomik gelişmeleri ve faaliyet alanlarını takip etmek,
Kişiler arasında etkili ve sağlıklı iletişim kurmaktır.
4.Tıp Sekreterliği Dalı
Tanımı
Tıp sekreteri; tıp alanında hizmet veren yöneticilerin ve doktorların araştırma, tahlil, teşhis, tedavi ve tedavi sonu izleme evrelerinde gerekli olan her türlü yazışmaların yapılması, dosyalanması ve arşivlenmesi hizmetinin aksatılmadan, yanlışlıklara ve karışıklıklara yol açmadan, tıbbî terim, deyim ve lisana uygun olarak işleri yürüten kişilerdir.
Tıp sekreterinin ayrıca hastane yönetimi, hastane otomasyonu, tıbbî terminoloji, tıbbî dokümantasyon, hastalık bilgisi ve klinik eğitimi gibi konularda da eğitim alması gerekmektedir. Bu nedenle tıp sekreterliği diğer sekreterlik alanlarına göre daha farklı bir yapı ve bilgi birikimine gerekliliği olan bir uzmanlık dalıdır.
Görevleri
İş yerinde iletişimi sağlamak,
İş programı ve hazırlıklarını yapmak,
Bilgisayarda ofis programlarını kullanmak,
Bilgisayarda resmî ve resmî olmayan yazıları hızlı ve doğru şekilde yazmak,
Çalışma ortamının organizasyonunun yapılmasını sağlamak,
Dosyalama ve arşivleme yapmak,
Etkili ve akıcı sunum yapmak,
Kuruma uygun iş mektubu içeriği oluşturmak,
Hasta ve tedavi hizmetlerini yürütmek,
Meslekî gelişmeleri takip etmek,
Ticarî hesaplamalar yapmak,
Ürün ve hizmet tanıtımı yapmak,
Kişiler arası etkili ve sağlıklı iletişim kurmak,
Grup ve örgüt iletişimi kurmaktır.